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Vous planifiez le 50e anniversaire de mariage des parents? Vous voulez remercier vos employés de donner leur 100 % au quotidien? Vous désirez revoir les orientations de votre organisation avec votre CA? Quel que soit l’événement en cause, sa prépa…
Vous planifiez le 50e anniversaire de mariage des parents? Vous voulez remercier vos employés de donner leur 100 % au quotidien? Vous désirez revoir les orientations de votre organisation avec votre CA? Quel que soit l’événement en cause, sa préparation et sa réussite ne devraient pas vous ajouter un stress supplémentaire sur les épaules. Et le choix du lieu de cette rencontre y compte pour beaucoup.
Pour certains, la recherche du lieu idéal commence par celle d’un lieu original ou encore le moins cher possible. Toutefois, le type d’événement, sa durée, la période de l’année où il se tiendra, le nombre d’invités et leur provenance peuvent avoir des implications majeures auxquelles vous n’avez peut-être pas pensé. Voici quelques questions à se poser dès le départ pour planifier un événement petit ou grand :
- À quel type d’événement est-ce que je pense? Un événement de jour ou en soirée? Un événement avec ou sans repas, pause santé ou boissons alcoolisées? Avec ou sans présentation formelle comme un discours ou la projection de photos ou de vidéos?
- À quelle période de l’année doit se tenir cet événement? Veut-on le tenir à l’intérieur ou à l’extérieur? Ou les deux?
- Combien de personnes seront présentes, d’où viennent ces personnes et auront-elles des besoins particuliers?
Ces questions peuvent sembler simples, mais elles impliquent une foule de détails à vérifier comme :
- L’espace sera-t-il suffisant pour éviter de se sentir coincé, pour se déplacer facilement et faciliter les échanges entre les participants?
- Les permis et les services nécessaires sont-ils disponibles sur place (stationnement, permis de vente de boissons alcoolisées, cuisine ou service de traiteur, podium, sonorisation et projection)?
- Aurons-nous une accessibilité complète aux salles et aux services (rampes, ascenseurs, toilettes et chambres adaptées)?
- Si la température est mauvaise, est-ce que l’événement sera compromis et pourrons-nous trouver des chambres pour ceux et celles qui voudront demeurer sur place?
J’observe que de plus en plus d’endroits se proposent comme espaces pour tenir un cocktail ou une réunion d’affaires.
Plusieurs sont sérieux et s’associent à des professionnels en organisation d’événement pour offrir une bonne qualité de service; nous pouvons l’observer de près lorsque notre service de traiteur, le George V
, est partenaire.
D’autres sont toutefois moins sérieux. Ils font valoir l’originalité des lieux sans mentionner la rareté et parfois même l’absence des commodités de base. Toute la gestion de l’événement repose sur les épaules du client, de la location des tables et des chaises jusqu’à la planification du repas en passant par l’achat du café, la recherche d’un projecteur ou la vérification du nombre suffisant de toilettes. Ce manque d’accompagnement risque de laisser de mauvais souvenirs tant aux participants qu’à celui ou celle responsable de l’organisation de l’événement, surtout lorsque des imprévus surviennent.
Vous me direz que c’est le prix à payer pour sortir des salles sombres et sans personnalité des hôtels? Eh bien, pour ma part, je trouve qu’on peut trouver de belles alternatives dans le réseau hôtelier.
En ce qui concerne l’Hôtel Château Laurier Québec, je dois dire que l’on cherche sans cesse à mettre un peu plus de magie dans les yeux et les assiettes de nos clients. Notre Espace jardin quatre saisons, nos salles avec éclairage naturel ou avec éclairage programmable DEL et l’originalité des menus ainsi que des présentations du George V en sont quelques exemples.
L’objectif que nous avons est de maximiser le bonheur des participants tout en minimisant le stress de l’organisateur de l’événement, surtout lorsque celui ou celle qui assume cette responsabilité le fait de façon bénévole ou en surplus de ses obligations quotidiennes. Nous avons à l’hôtel des employés et partenaires formés pour accompagner nos clients et les dégager des problèmes logistiques, ce qui leur laisse plus de temps pour l’essentiel : planifier les contenus et s’assurer du bon déroulement de leur événement. Et savourer pleinement le succès d’un événement réussi !
Déjà novembre. Les jours raccourcissent et le froid s’installe. Venez donc vous réchauffer près de notre foyer du hall d’entrée si vous passez par Québec! Au plaisir de vous y rencontrer.
